Biện pháp bảo vệ papmall®

Tuyên bố của papmall® về hành vi

Lý lịch

Các phương pháp tiến hành của papmall® được thiết kế để đảm bảo rằng thông qua hành động và hành vi của mình, chúng tôi mang lại kết quả công bằng cho khách hàng và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh có trật tự và minh bạch của chúng tôi. Ứng xử là thành phần quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh, bao gồm nhưng không giới hạn ở chiến lược, mô hình và kế hoạch kinh doanh, văn hóa và hành vi của chúng ta, bao gồm tuyển dụng nhân viên/quản lý hiệu suất, sự tương tác của chúng ta với khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, hoạt động kinh doanh và các hoạt động kinh doanh của chúng ta. quá trình quản lý và giám sát.

Cách tiếp cận ứng xử của chúng tôi là chìa khóa để giành được và duy trì sự tin tưởng cũng như lòng trung thành của khách hàng. Tập trung vào ứng xử là điều không thể thiếu trong các giá trị và nguyên tắc kinh doanh của papmall®, đồng thời hỗ trợ chiến lược của Tập đoàn nhằm tăng trưởng bền vững và hợp lý hóa các quy trình và thủ tục kinh doanh.

papmall® đã xác định các kết quả toàn cầu liên quan đến hành vi phải được thực hiện bởi các doanh nghiệp toàn cầu, các bộ phận chức năng và Hoạt động, Dịch vụ và Công nghệ toàn cầu, mỗi bên chịu trách nhiệm thực hiện trong phạm vi hoạt động của mình và phải phát triển và duy trì các phương pháp tiếp cận phù hợp với thị trường và hoạt động, mang lại kết quả ứng xử toàn cầu cần thiết.

Kết quả ứng xử toàn cầu

Chiến lược và mô hình kinh doanh

• Chiến lược, mô hình kinh doanh và các quyết định mà chúng tôi đưa ra mang lại sự đối xử công bằng với khách hàng và không phá vỡ tính toàn vẹn của thị trường.
• Văn hóa và hành vi
• Văn hóa của chúng tôi hỗ trợ mọi người và trao quyền cho họ để họ luôn làm những điều đúng đắn cho khách hàng và thị trường nơi chúng tôi hoạt động.
• Nhân viên của chúng tôi có năng lực và cam kết đối xử công bằng với khách hàng và không phá vỡ tính toàn vẹn của thị trường.
• Chúng tôi cởi mở với những thử thách, chúng tôi thừa nhận khi có sai sót, chúng tôi sửa chữa mọi thứ và chúng tôi học hỏi từ những sai lầm của mình.
• Chúng tôi khen thưởng và khuyến khích hiệu quả hoạt động, hành vi và thái độ nhằm mang lại sự đối xử công bằng cho khách hàng và duy trì tính liêm chính của thị trường.

Khách hàng

• Chúng tôi biết khách hàng của mình và hiểu nhu cầu của họ – chúng tôi tích cực lắng nghe họ và đặt những câu hỏi phù hợp.
• Sản phẩm của chúng tôi được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng, có tính cạnh tranh và dễ hiểu.
• Các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi mang lại sự trao đổi cân bằng về giá trị giữa papmall® và khách hàng của chúng tôi.
• Trong suốt quá trình bán hàng và phục vụ, chúng tôi hoạt động hiệu quả, minh bạch và tập trung vào khách hàng.
• Chúng tôi quản lý các sản phẩm và dịch vụ của mình để trải nghiệm của khách hàng phù hợp với những mong đợi mà chúng tôi đặt ra.

Thị trường

• Chúng tôi tìm cách ngăn chặn và sẽ chủ động xác định các hành động và hành vi cấu thành hành vi sai trái trên thị trường và phản ứng thích hợp.
• Các giao dịch được thực hiện một cách kịp thời, rõ ràng và có kiểm soát, đảm bảo đạt được hiệu quả thực hiện tối ưu cho khách hàng của chúng tôi và các giao dịch papmall® không bị thao túng.
• Chúng tôi quản lý xung đột lợi ích và xử lý thông tin một cách thích hợp để giảm cơ hội sử dụng sai mục đích
• Quản trị và giám sát
• Khung quản trị của chúng tôi cung cấp sự giám sát hiệu quả về cách chúng tôi đối xử công bằng với khách hàng và duy trì tính toàn vẹn của thị trường.
• Chúng tôi hợp tác với các cơ quan quản lý một cách kịp thời, cởi mở và minh bạch.

Hoạt động và việc ra quyết định trong mỗi hoạt động kinh doanh toàn cầu, chức năng toàn cầu cũng như Hoạt động, Dịch vụ và Công nghệ của papmall® được kỳ vọng sẽ mang lại đóng góp tích cực cho kết quả ứng xử toàn cầu, nhằm đảm bảo mang lại những kết quả này một cách phù hợp.

Xử lý khiếu nại

Cam kết của chúng tôi đối với các tiêu chuẩn ứng xử cao nhất và việc đưa chúng vào các hoạt động hàng ngày của chúng tôi được minh họa bằng chính sách của chúng tôi liên quan đến việc xử lý khiếu nại, hỗ trợ kết quả:

Chúng tôi sẵn sàng đón nhận thử thách, chúng tôi thừa nhận khi có sai sót, chúng tôi sửa chữa và học hỏi từ những sai lầm của mình

Chính sách khiếu nại toàn cầu của chúng tôi đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng về:

• Các quy trình mà chúng tôi sử dụng để điều tra và giải quyết khiếu nại một cách kịp thời, khách quan và hiệu quả
• Cung cấp đào tạo phù hợp cho nhân viên về quy trình khiếu nại của chúng tôi, nhấn mạnh sự cần thiết của sự đồng cảm với khách hàng
• Đảm bảo khách hàng biết cách khiếu nại thông qua nhiều kênh khác nhau (ví dụ: qua người quản lý mối quan hệ, trực tiếp, điện thoại, trực tuyến, bằng văn bản)
• Giải quyết khiếu nại tại điểm liên hệ đầu tiên bất cứ khi nào có thể và trong trường hợp không thể thực hiện được, cung cấp xác nhận cho khách hàng và nêu rõ các bước tiếp theo
• Đảm bảo khách hàng được thông báo thường xuyên về tiến độ giải quyết khiếu nại
• Cung cấp phản hồi cho khách hàng sau khi hoàn thành cuộc điều tra, nêu chi tiết rõ ràng kết quả và bao gồm, nếu thích hợp, chi tiết về hành động khắc phục và mọi biện pháp khắc phục
• Thông báo cho khách hàng về bất kỳ quyền giới thiệu hoặc khiếu nại nào hiện có nếu khách hàng không hài lòng với việc xử lý hoặc phản hồi khiếu nại
• Đánh giá thường xuyên mọi "nguyên nhân gốc rễ" của các khiếu nại nhận được để xác định và giải quyết mọi vấn đề mang tính hệ thống, đồng thời đưa ra các cải tiến quy trình nếu có
• Giám sát chất lượng và hiệu quả xử lý khiếu nại của chúng tôi, bao gồm việc tuân thủ các yêu cầu quy định có liên quan của địa phương

Quản trị sản phẩm và bán hàng

Cam kết ứng xử này được minh họa rõ hơn bằng chính sách và quy trình của chúng tôi liên quan đến quản trị sản phẩm và bán hàng nhằm hỗ trợ các kết quả trụ cột của khách hàng và bao gồm các tiêu chuẩn về:

• Việc thiết kế, phê duyệt và bảo trì liên tục các sản phẩm/dịch vụ phù hợp, phù hợp với nhu cầu, kiến ​​thức và kinh nghiệm của khách hàng
• Thông tin liên lạc với khách hàng rõ ràng, công bằng và không gây hiểu nhầm – ví dụ nêu rõ rủi ro và lợi ích ở tỷ lệ ngang nhau
• Thủ tục đưa ra lời khuyên và không đưa ra lời khuyên
• Dịch vụ liên tục cho khách hàng, sau bán hàng
• Đánh giá thường xuyên các sản phẩm để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với mục đích và tuân thủ luật pháp hiện hành cũng như các yêu cầu quy định
• Sự nhạy cảm và hỗ trợ cho những khách hàng đang hoặc có thể trở nên dễ bị tổn thương vì lý do như bệnh tật, khuyết tật, mất người thân hoặc những thay đổi khác trong hoàn cảnh sống
• Đối xử công bằng với khách hàng trong quá trình đóng tài khoản hoặc thu hồi/ đáo hạn sản phẩm, ví dụ như về mặt truyền đạt những gì đang xảy ra và những lựa chọn thay thế có sẵn
• Giám sát bất kỳ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối sản phẩm bên thứ ba nào của chúng tôi
• Phát triển và duy trì đào tạo và năng lực của nhân viên cũng như các giấy phép hiện hành và phê duyệt theo quy định

Điều lệ của chúng tôi

Điều lệ của chúng tôi nêu rõ rằng nếu nhân viên của chúng tôi lo ngại rằng các tiêu chuẩn trong chính sách và thủ tục của chúng tôi hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác trong hành vi của chúng tôi không được tuân thủ, thì họ có thể lên tiếng - ví dụ:

• Trực tiếp với người quản lý trực tiếp của họ, bộ phận Nhân sự hoặc Tuân thủ quy định, hoặc
• Ẩn danh thông qua papmall® Confidential, dịch vụ điều tra đa kênh, bí mật, tiết lộ và theo dõi của chúng tôi.

papmall® - Yêu cầu KYC của khách hàng

Tôi có thể xuất trình những gì để nhận dạng và bằng chứng địa chỉ?

Bằng chứng nhận dạng của bạn

Cung cấp một trong các tài liệu dưới đây và đảm bảo đó là bản sao hiện hành và bản sao có chứng thực (không phải bản gốc).

• Hộ chiếu hoặc giấy thông hành hiện tại của bạn (bản sao hộ chiếu phải bao gồm tất cả các trang có chữ ký, số hộ chiếu và bất kỳ ngày gia hạn nào nếu có)

Bằng chứng về địa chỉ của bạn

Cung cấp một trong các tài liệu dưới đây và đảm bảo rằng nó vừa mới vừa được chứng nhận.

• Giấy phép lái xe nước ngoài hợp lệ của bạn (bản sao, không phải bản gốc)
• Hóa đơn tiện ích (Nước, Điện) hoặc Hóa đơn điện thoại hoặc hóa đơn băng thông rộng tại nhà, hóa đơn Sky hoặc truyền hình cáp, ghi ngày trong vòng bốn tháng qua. Hóa đơn điện thoại di động không được chấp nhận.
• Một bản sao kê ngân hàng. Nó cần phải được ghi ngày trong vòng bốn tháng qua

Làm thế nào để tôi có được giấy tờ được chứng nhận?

Yêu cầu một trong những người chứng nhận có thể có bên dưới viết tuyên bố liên quan trên mỗi tài liệu mà họ xác minh, nếu bất kỳ tài liệu nào dài hơn một trang, hãy yêu cầu người chứng nhận viết tuyên bố trên trang đầu tiên và ký tên vào bất kỳ trang tiếp theo nào.

Chúng tôi chỉ có thể chấp nhận những người chứng nhận sau, họ phải được đăng ký và hoạt động; tổ chức tài chính, luật sư, luật sư và công chứng viên.

Tiếp theo, hãy yêu cầu người chứng nhận đã chọn của bạn viết điều này vào tài liệu mà họ đang chứng nhận:

Đối với tài liệu có chứa ảnh:

Tôi (tên đầy đủ của người chứng nhận) xác nhận rằng đây là bản sao chính xác của bản gốc và ảnh phản ánh đúng sự thật về người nộp đơn.

Đối với tài liệu không có ảnh:

Tôi (họ tên người chứng nhận) xác nhận đây là bản sao y bản chính của (họ tên khách hàng).

Mỗi tài liệu cũng phải bao gồm:

• chữ ký và họ tên người chứng nhận, họ cần ký với tư cách cá nhân chứ không phải công ty;
• nghề nghiệp, công ty, địa chỉ chuyên môn và số điện thoại của người chứng nhận, lý tưởng nhất là trên giấy có tiêu đề thư;
• số đăng ký chuyên môn của người chứng nhận nếu họ có;
• ngày chứng nhận.

Điều quan trọng là mỗi tài liệu đều chứa thông tin này vì nếu không có nó, chúng tôi không thể chấp nhận chúng. Người ký văn bản phải là người hoạt động trong nghề và không được là người thân, bạn bè hoặc người sống tại địa chỉ của bạn. Chúng tôi có thể liên hệ với họ để xác minh.

Hãy nhớ rằng tài liệu của bạn phải:

• là bản sao có chứng thực;
• bằng tiếng Anh hoặc bản dịch được chứng thực sang tiếng Anh;
• chứng nhận và dịch thuật phải được thực hiện bởi cùng một người;
• ngày chứng nhận phải trong vòng ba tháng qua;
• không phải là một bản in internet hoặc chi nhánh;
• hiển thị tên đầy đủ của bạn (không phải tên viết tắt) và địa chỉ phù hợp với đơn đăng ký của bạn.

CHÍNH SÁCH CHỐNG RỬA TIỀN VÀ TÀI CHÍNH TRÒ CHƠI (AML/CFT)
papmall®

I. CƠ CẤU VÀ CHÍNH SÁCH

PAPMALL VIET NAM CO., LTD có Ban Kiểm soát tích cực trực thuộc Giám đốc Tuân thủ và việc triển khai Chương trình AML – CFT do Cán bộ AML – CFT và tất cả các thành viên trong nhóm (“MLRO”) do Ban Giám đốc chỉ định phụ trách. MLRO chịu trách nhiệm tuân thủ Chương trình AML – CFT hiện hành bắt nguồn từ thủ tục AML-CTF.

PAPMALL VIET NAM CO., LTD đã tạo ra một bộ chính sách và thủ tục liên quan đến các tiêu chuẩn và nguyên tắc chung về AML. Việc quản trị đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được áp dụng vào các hoạt động hoạt động hàng ngày. Tất cả chính sách và thủ tục đều được công bố trên các phương tiện truyền thông có thể truy cập để tất cả nhân viên có thể truy cập. Chúng phải được xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các quy định AML – CFT mới nhất và được cập nhật.

Phạm vi của chính sách này bao gồm tất cả các khía cạnh của việc thực hiện Chương trình phòng chống khủng bố chống rửa tiền và chống tài trợ, cụ thể là:

1. Sự giám sát tích cực của Hội đồng quản trị
2. Chính sách và thủ tục;
3. Kiểm soát nội bộ;
4. Hệ thống quản lý thông tin; Và
5. Nhân sự và Đào tạo

II. KHÁCH HÀNG THẨM ĐỊNH

PAPMALL VIET NAM CO., LTD đã triển khai quy trình xác định khách hàng (KYC) để đảm bảo tất cả các loại khách hàng đều phải tuân theo quy trình nhận dạng và xác minh. KYC đã được triển khai ở tất cả các đơn vị kinh doanh. Mục tiêu là có đủ thông tin và dữ liệu về hồ sơ khách hàng, người mà họ giao dịch cũng như Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO). Các thủ tục này bao gồm các yêu cầu về tài liệu bắt buộc, thẩm định nâng cao đối với những người có liên quan đến chính trị (PEP) và khách hàng từ các doanh nghiệp hoặc quốc gia có rủi ro cao, sàng lọc tên cũng như giám sát và cập nhật dữ liệu liên tục của tất cả các khách hàng hiện tại. PAPMALL VIET NAM CO., LTD sẽ từ chối hỗ trợ hoặc phải đóng cửa khách hàng hiện tại nếu:

• Không thể khắc phục niềm tin hợp lý rằng nó biết danh tính thực sự của khách hàng
• và/hoặc UBO và/hoặc bản chất hoạt động kinh doanh liên quan đến việc xác định
• khách hàng không được đáp ứng;
• Đã biết và/hoặc nghi ngờ việc sử dụng tài liệu giả mạo;
• Tài sản được biết hoặc nghi ngờ là tiền thu được từ hoạt động tội phạm;
• Tham gia vào các mối quan hệ kinh doanh với các cá nhân hoặc tổ chức được biết hoặc bị nghi ngờ
• là kẻ khủng bố, tổ chức tội phạm hoặc có tên trong danh sách xử phạt;
• Duy trì các tài khoản ẩn danh hoặc các tài khoản hoạt động cho các ngân hàng vỏ bọc.

III. BÁO CÁO QUY ĐỊNH

PAPMALL VIET NAM CO., LTD có nghĩa vụ báo cáo các giao dịch tiền mặt với số tiền nhất định dựa trên quy định liên quan, giao dịch/hoạt động đáng ngờ và chuyển tiền quốc tế. Các giao dịch đáng ngờ phải được xử lý và chuyển lên cấp cao hơn với sự chấp thuận của Cán bộ Tuân thủ trước khi báo cáo cho cơ quan quản lý.

IV. ĐÁNH GIÁ RỦI RO ĐỐI TƯỢNG AML - CFT

Đánh giá rủi ro của thực thể AML-CFT được chuẩn bị bằng cách tiến hành các hoạt động đánh giá rủi ro vốn có, thiết lập mức độ chấp nhận rủi ro, xây dựng các biện pháp giảm thiểu và kiểm soát rủi ro, đánh giá rủi ro còn sót lại, áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro cũng như xem xét và đánh giá các phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro. AML-CFT MLRO xác định, đánh giá và hiểu rõ các rủi ro rửa tiền và/hoặc hành vi phạm tội Tài trợ khủng bố dựa trên khách hàng, quốc gia hoặc các yếu tố địa lý, sản phẩm, dịch vụ, giao dịch hoặc kênh phân phối (kênh phân phối).

V. TUÂN THỦ HÌNH THỨC

Việc thực hiện tuân thủ các biện pháp trừng phạt rất quan trọng tại PAPMALL VIET NAM CO., LTD hoạt động của Công ty TNHH PAPMALL Việt Nam. Nghĩa vụ của Ltd trong việc thiết lập các hạn chế và kiểm soát đối với việc di chuyển hàng hóa, dịch vụ và tiền của khách hàng được giao dịch thông qua các sản phẩm và dịch vụ do PAPMALL VIET NAM CO., LTD. Công ty TNHH Mục tiêu thực hiện Tuân thủ các biện pháp trừng phạt là để đảm bảo PAPMALL VIET NAM CO., LTD khỏi rủi ro tuân thủ, rủi ro hoạt động và rủi ro danh tiếng. PAPMALL VIET NAM CO., LTD thực hiện quy trình Xử phạt AML-CFT như một hình thức giảm thiểu rủi ro và hướng dẫn cho các đơn vị công tác liên quan. Việc triển khai dựa trên PAPMALL VIET NAM CO., LTD và các quy định trừng phạt do chính phủ/khu vực pháp lý địa phương, các tổ chức quốc tế/các quốc gia đa phương và thanh toán bù trừ ban hành.

VI. DUY TRÌ KỈ LỤC

PAPMALL VIET NAM CO., LTD phải ghi lại tất cả dữ liệu và/hoặc thông tin liên quan đến tài liệu của khách hàng, công ty của khách hàng và/hoặc các giao dịch tài chính của mình (nếu có). PAPMALL VIET NAM CO., LTD lưu giữ tài liệu của khách hàng trong tối thiểu 5 (năm) năm, tuy nhiên thời gian lưu giữ lâu hơn theo yêu cầu. PAPMALL VIET NAM CO., LTD sẽ cung cấp thông tin và/hoặc tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu của pháp luật và quy định khi được yêu cầu.

VII. ĐÀO TẠO

PAPMALL VIET NAM CO., LTD đã triển khai chương trình đào tạo AML – CFT cho toàn thể nhân viên. PAPMALL VIET NAM CO., LTD. Chương trình đào tạo của Ltd được thiết kế phù hợp với hoạt động và đơn vị kinh doanh để đảm bảo tất cả nhân viên đều nhận thức được các mô hình, phương pháp, kỹ thuật và loại hình rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố khác nhau có thể xảy ra trong các hoạt động hoạt động hàng ngày. Các chương trình đào tạo bao gồm chính sách và thủ tục thực hiện Chương trình AML – CFT cũng như vai trò và trách nhiệm của nhân viên trong việc hỗ trợ xóa bỏ hoạt động rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố.

VIII. KIỂM SOÁT NỘI BỘ

PAPMALL VIET NAM CO., LTD có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. PAPMALL VIET NAM CO., LTD. Chương trình AML – CFT của Ltd chịu sự kiểm soát độc lập của chức năng Kiểm toán nội bộ. Việc kiểm soát thể hiện tính đầy đủ của chính sách, thủ tục, giám sát nội bộ và trách nhiệm của các đơn vị công tác liên quan đến việc triển khai Chương trình AML – CFT.

Chính sách này là một phần không thể thiếu của PAPMALL VIET NAM CO., LTD. Thủ tục chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố của Ltd và sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 1 năm 2021